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KI-Automatisierung: Weniger Büroarbeit, mehr Zeit für Ihr Geschäft
Jede Woche dieselben Handgriffe: Anfragen aus der Mail in eine Liste kopieren, Angebote zusammenstellen, Kundendaten nachtragen. Solche Abläufe können Programme und KI übernehmen. Wir bauen sie so, dass Sie das Ergebnis vor dem Versand sehen und freigeben.
Überblick
KI-Automatisierung
Wiederkehrende Büroarbeit läuft von selbst: Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten, Daten aktuell halten. Sie prüfen und geben frei.
Für wen
- Betriebe mit vielen gleichartigen Anfragen per E-Mail oder Formular
- Firmen, die Angebote nach einem festen Muster schreiben
- Alle, die Daten zwischen mehreren Programmen von Hand übertragen
Was enthalten ist
Gemeinsame Bestandsaufnahme: Welche Aufgabe kostet Sie heute am meisten Zeit
Anfragen werden sortiert und beantwortet, zunächst als Entwurf
Angebote und Dokumente aus Vorlagen vorbereitet, von Ihnen freigegeben
Abgleich und Pflege von Kunden- und Produktdaten zwischen Ihren Programmen
Protokoll darüber, was wann automatisch passiert ist
Einweisung in einfacher Sprache
Schriftliches Festpreis-Angebot vor dem Start, Zahlung erst nach Abnahme
Der Mensch bleibt Chef
Wir lassen die KI vorbereiten, nicht entscheiden. Ein Angebot oder eine Antwort geht erst raus, wenn Sie sie gesehen haben. Bei Routine, die sich nie ändert, kann die Freigabe später entfallen. Das entscheiden Sie.
Klein anfangen
Wir automatisieren zuerst eine Aufgabe, die klar umrissen ist und oft vorkommt, und prüfen im Betrieb, ob sie Ihnen wirklich Arbeit abnimmt. Erst danach kommt die nächste.
So läuft es ab
Wir beginnen mit einer gemeinsamen Bestandsaufnahme von ein bis zwei Werktagen: Welche Aufgabe kostet Sie heute die meiste Zeit, und wie läuft sie genau ab? Daraus wählen wir eine Aufgabe aus, die oft vorkommt und klar umrissen ist. Wir zeichnen den Ablauf auf und legen fest, wo Sie freigeben. Dann bauen wir die Automatisierung und testen mit echten Beispieldaten. Eine einzelne Aufgabe ist meist nach fünf bis zehn Werktagen im Betrieb. Danach beobachten wir sie einige Wochen im Protokoll und passen die Regeln an. Erst dann kommt die nächste Aufgabe. Das ist ein Richtwert, keine Zusage.
Woran Sie den Erfolg messen
Messen Sie die Automatisierung an Ihrer eigenen Arbeitszeit. Stoppen Sie vor dem Start, wie viele Minuten ein Vorgang dauert, zum Beispiel eine Anfrage zu sortieren und zu beantworten, und zählen Sie, wie viele davon pro Woche anfallen. Nach dem Start zeigt das Protokoll, wie viele Vorgänge automatisch vorbereitet wurden, wie viele Entwürfe Sie ohne Änderung freigegeben und wie viele Sie korrigiert haben. Die Zahl der Korrekturen zeigt, wie zuverlässig die Regeln sind. Ebenso zählt die Zeit zwischen Eingang und Antwort. Aus Minuten je Vorgang und Zahl der Vorgänge errechnen Sie Ihre Ersparnis selbst. Eine bestimmte Ersparnis versprechen wir nicht.
Passende Projekte
Vorschau in Ihrer Sprache, sonst auf Englisch.
Häufige Fragen
Welche Programme lassen sich verbinden?
Alles, was eine Schnittstelle oder eine E-Mail-Anbindung hat, zum Beispiel Gmail, Microsoft 365, Google Tabellen, Ihr Shop oder Ihr Buchungssystem. Wir prüfen das vorab.
Was passiert, wenn die Automatik einen Fehler macht?
Dafür gibt es das Protokoll und die Freigabe. Fehler fallen auf, bevor sie beim Kunden ankommen, und wir passen die Regeln danach an.
Brauche ich dafür besondere Programme?
Meist nicht. Wir nutzen, was Sie schon haben: Ihr Postfach, Ihre Tabellen, Ihren Shop oder Ihr Buchungssystem. Ob eine Anbindung möglich ist, prüfen wir in der Bestandsaufnahme. Manchmal kommt ein Verbindungsdienst dazu. Dessen laufende Gebühren nennen wir Ihnen im Angebot, damit Sie von Anfang an wissen, was im Monat anfällt.
Was passiert, wenn sich ein verbundenes Programm ändert?
Dann kann eine Verbindung ausfallen. Darum bauen wir eine Meldung ein: Fällt etwas aus, erfahren Sie es, statt dass Aufgaben unbemerkt liegen bleiben. Kleinere Anpassungen sind meist schnell erledigt. Für größere Änderungen bekommen Sie vorab ein schriftliches Festpreis-Angebot. Das Protokoll zeigt, was bis zum Ausfall automatisch passiert ist.
Was kostet Automatisierung?
Das hängt von der Aufgabe ab. Sie bekommen ein schriftliches Festpreis-Angebot vor dem Start, Zahlung erst nach Abnahme. Laufende Gebühren von Diensten und KI-Anbietern nennen wir im Angebot.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Ihre neue Website aussehen kann.
Kostenlos, unverbindlich und ohne Gespräch. Sie zahlen nur, wenn Sie die fertige Website abnehmen.
Oder direkt anrufen: +49 1523 3956185 · info@aen-media.com