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Copilot-Tuning: Ein KI-Assistent, der Ihre Arbeit kennt
Ein KI-Assistent wie Microsoft 365 Copilot hilft nur so gut, wie er eingerichtet ist. Wir sorgen dafür, dass er die richtigen Unterlagen findet, nur zeigt, was die jeweilige Person sehen darf, und Ihre täglichen Aufgaben unterstützt: Texte entwerfen, Besprechungen zusammenfassen, Fragen zu Dokumenten beantworten. Außerdem zeigen wir Ihrem Team, wie man ihn sinnvoll benutzt.
Überblick
Copilot-Tuning
Wir richten Microsoft 365 Copilot oder einen ähnlichen Assistenten so ein, dass er bei Ihren Unterlagen und Abläufen wirklich hilft.
Für wen
- Firmen, die Microsoft 365 nutzen und Copilot einführen möchten oder schon haben
- Teams, in denen viele Dokumente, E-Mails und Besprechungen anfallen
- Betriebe, die einen Assistenten wollen, ohne selbst Technik aufzubauen
Was enthalten ist
Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben im Alltag sollen leichter werden
Prüfung der Berechtigungen, damit Copilot nur Inhalte zeigt, die die jeweilige Person sehen darf
Ordnung in den Unterlagen, auf die der Assistent zugreifen soll, zum Beispiel in SharePoint
Vorlagen für Anweisungen (Prompts) für Ihre typischen Aufgaben
Auf Wunsch eigene Assistenten für einzelne Abläufe, zum Beispiel für Fragen zu Ihrem Handbuch
Schulung Ihres Teams in einfacher Sprache und Übergabe der Unterlagen
Schriftliches Festpreis-Angebot vor dem Start, Zahlung erst nach Abnahme
Erst die Ordnung, dann der Assistent
Copilot greift auf das zu, was Ihre Mitarbeitenden in Microsoft 365 ohnehin sehen dürfen. Liegen Dokumente wild verteilt oder sind Freigaben zu großzügig gesetzt, findet der Assistent auch das, was er nicht zeigen sollte. Darum prüfen wir zuerst die Berechtigungen und räumen die wichtigsten Ablagen auf, bevor wir den Assistenten einrichten.
Ehrlich zum Nutzen
Ein Assistent nimmt Ihnen Entwürfe und Zusammenfassungen ab, aber er ersetzt keine Prüfung. Ergebnisse müssen gelesen und freigegeben werden, denn eine KI kann sich irren. Wir sagen Ihnen vorab, wo er in Ihrem Alltag am meisten bringt und wo eher nicht, und raten Ihnen auch ab, wenn es sich für Ihren Betrieb nicht lohnt.
So läuft es ab
Zuerst erfassen wir, welche Aufgaben im Alltag Ihres Teams leichter werden sollen. Dann prüfen wir die Berechtigungen in Microsoft 365 und räumen die wichtigsten Ablagen in SharePoint auf, damit der Assistent nur zeigt, was die jeweilige Person sehen darf. Danach schreiben wir Vorlagen für Anweisungen (Prompts) zu Ihren typischen Aufgaben und schulen Ihr Team in einfacher Sprache. Vier Wochen nach der Schulung folgt eine Nachkontrolle: Was wird genutzt, was fehlt noch? Von der Bestandsaufnahme bis zur Schulung rechnen wir in der Regel mit zehn bis fünfzehn Werktagen, je nach Größe Ihrer Ablagen. Das ist ein Richtwert, keine Zusage. Die Lizenz von Microsoft gehört nicht zu unserer Arbeit.
Woran Sie den Erfolg messen
Zählen Sie vorher und nachher. Halten Sie die Ausgangswerte schriftlich fest, bevor die Schulung beginnt, sonst fehlt später der Vergleich. Die Nutzungsberichte für Administratoren in Microsoft 365 zeigen, wie viele Personen den Assistenten aktiv nutzen. Messen Sie an einer kleinen Stichprobe, wie lange eine typische Aufgabe vorher und nachher dauert, zum Beispiel eine Besprechungszusammenfassung. Bei der Prüfung der Berechtigungen halten wir fest, wie viele zu weit gesetzte Freigaben wir gefunden und bereinigt haben. Prüfen Sie außerdem stichprobenartig, bei welchem Anteil der Antworten die genannte Quelle stimmt. Vergleichen Sie diese Werte über mehrere Wochen. Wie viel Zeit Ihr Team tatsächlich spart, hängt von Aufgaben und Gewohnheiten ab. Ein bestimmtes Ergebnis versprechen wir nicht.
Passende Projekte
Vorschau in Ihrer Sprache, sonst auf Englisch.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Lizenz von Microsoft?
Ja. Microsoft 365 Copilot ist ein kostenpflichtiges Produkt von Microsoft, das Sie dort oder über Ihren Lizenzpartner buchen. Wir sagen Ihnen vorab, welche Lizenzen Ihr Team braucht, und nennen die laufenden Kosten im Angebot.
Sieht Copilot auch vertrauliche Unterlagen?
Er zeigt nur, was die jeweilige Person in Microsoft 365 ohnehin öffnen dürfte. Ob Ihre Freigaben dafür sauber genug sind, prüfen wir als ersten Schritt. Die rechtliche Bewertung für Ihren Betrieb nimmt Ihre Rechtsberatung vor.
Müssen unsere Dateien erst in ein neues System umziehen?
In der Regel nicht. Copilot arbeitet mit dem, was in Ihrem Microsoft 365 liegt, etwa in SharePoint, OneDrive, Outlook und Teams. Wir sortieren dort und passen Freigaben an, statt Dateien in ein neues System zu schieben. Liegen Dokumente bisher auf einem anderen Laufwerk, können wir sie mit Ihnen gezielt nach Microsoft 365 holen, wenn der Assistent sie nutzen soll.
Was passiert nach der Schulung?
Nach der Schulung nutzt Ihr Team die Vorlagen im Alltag. Rund vier Wochen später schauen wir gemeinsam nach: Welche Anweisungen werden genutzt, welche Fragen sind offen, wo muss eine Vorlage angepasst werden? Das ist ein fester Teil des Ablaufs. Dazu nutzen wir die Berichte zur Nutzung, die Microsoft für Administratoren bereitstellt.
Was kostet Copilot-Tuning?
Das hängt von der Größe Ihres Teams und vom Umfang ab. Sie bekommen ein schriftliches Festpreis-Angebot vor dem Start, Zahlung erst nach Abnahme. Die Lizenzkosten von Microsoft kommen separat dazu und stehen im Angebot.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Ihre neue Website aussehen kann.
Kostenlos, unverbindlich und ohne Gespräch. Sie zahlen nur, wenn Sie die fertige Website abnehmen.
Oder direkt anrufen: +49 1523 3956185 · info@aen-media.com