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Voice Agents: Ein Assistent, der ans Telefon geht, wenn Sie es nicht können
Wer anruft und niemanden erreicht, versucht es nicht immer noch einmal. Ein Voice Agent nimmt den Anruf an, beantwortet häufige Fragen mit Ihren Informationen, nimmt Terminwünsche auf und übergibt an einen Menschen, wenn es nötig ist. Er sagt dem Anrufer gleich zu Beginn, dass er mit einer KI spricht.
Überblick
Voice Agents
Ein KI-Assistent, der Anrufe annimmt, Fragen beantwortet, Terminwünsche aufnimmt und bei Bedarf an einen Menschen übergibt.
Für wen
- Praxen und Betriebe, die Anrufe während der Behandlung oder Arbeit nicht annehmen können
- Firmen, die außerhalb der Öffnungszeiten Anfragen aufnehmen möchten
- Betriebe, bei denen am Telefon immer wieder dieselben Fragen gestellt werden
Was enthalten ist
Annahme der Anrufe durch einen KI-Assistenten mit natürlicher Stimme
Antworten auf häufige Fragen auf Grundlage Ihrer Informationen, zum Beispiel Öffnungszeiten und Ablauf
Aufnahme von Terminwünschen mit Name, Anliegen und Kontaktweg, bei Ihnen per E-Mail
Übergabe an einen Menschen, wenn der Assistent nicht sicher ist oder der Anrufer es wünscht
Klarer Hinweis zu Beginn des Gesprächs, dass der Anrufer mit einer KI spricht
Test mit Beispielgesprächen aus Ihrem Alltag, bevor er Anrufe annimmt
Schriftliches Festpreis-Angebot vor dem Start, Zahlung erst nach Abnahme
Offen sagen, dass es eine KI ist
Anrufer sollen wissen, mit wem sie sprechen. Der Assistent nennt gleich zu Beginn, dass er eine KI ist, und er übergibt, sobald jemand mit einem Menschen sprechen möchte. Er erfindet keine Preise, Termine oder Zusagen und sagt, wenn er etwas nicht weiß.
Datenschutz bei Gesprächen
Sprache und Anrufdaten sind personenbezogene Daten. Ob und wie Gespräche aufgezeichnet oder als Text gespeichert werden dürfen, welche Einwilligung dafür nötig ist und was Ihre Hinweise an Anrufer enthalten müssen, ergibt sich aus der DSGVO und weiteren Regeln. Das klärt Ihre Rechtsberatung. Wir bauen den Ablauf so, dass er sich danach richten lässt: Die Aufzeichnung lässt sich ein- und ausschalten, und die Hinweise liefern wir als Entwurf.
So läuft es ab
Zuerst sammeln wir mit Ihnen die häufigsten Fälle und Fragen, mit denen sich Anrufer melden. Daraus bereiten wir das Wissen auf, das der Assistent nutzen darf. Dann wählen wir Stimme und Sprache und richten die Übergabe an einen Menschen ein. Die Hinweise an Anrufer liefern wir als Entwurf, die Prüfung übernimmt Ihre Rechtsberatung. Es folgen Testgespräche mit Beispielen aus Ihrem Alltag, auch mit schwierigen Fällen. Beim Start beobachten wir die ersten Gespräche genau und bessern nach. Insgesamt rechnen wir in der Regel mit fünfzehn bis fünfundzwanzig Werktagen bis zum Start. Das ist ein Richtwert, keine Zusage. Wie schnell es geht, hängt auch davon ab, wie rasch Sie uns Unterlagen und Beispiele liefern.
Woran Sie den Erfolg messen
Messen Sie, welcher Anteil der Gespräche ohne Übergabe abgeschlossen wird und wie viele Terminwünsche der Assistent aufnimmt. Vergleichen Sie die Zahl der verpassten Gespräche vor und nach dem Start. Dazu kommen die mittlere Gesprächsdauer und die Zahl der Übergaben an Ihr Team. In einer Stichprobe prüfen Sie, wie oft der Assistent etwas falsch verstanden hat. Aufzeichnungen dafür gibt es nur mit Einwilligung der Anrufer. Notieren Sie die Zahlen über mehrere Wochen und vergleichen Sie gleich lange Zeiträume, damit Feiertage oder Urlaubszeiten das Bild nicht verfälschen. Wie viele Gespräche der Assistent selbständig abschließt, hängt von Ihren Anliegen und der Leitungsqualität ab. Ein bestimmtes Ergebnis versprechen wir nicht.
Passende Projekte
Vorschau in Ihrer Sprache, sonst auf Englisch.
Häufige Fragen
Wie gut versteht der Assistent die Anrufer?
Das hängt von Sprache, Leitungsqualität und Hintergrundgeräuschen ab. Darum testen wir mit Beispielgesprächen in Ihren Sprachen, übergeben an einen Menschen, wenn er unsicher ist, und sagen Ihnen offen, wo es noch holpert.
Kann er Termine direkt eintragen?
Das ist möglich, wenn Ihr Kalender oder Buchungssystem eine Schnittstelle hat. Sonst nimmt er den Terminwunsch auf und schickt ihn Ihnen. Wir legen vorab fest, was er selbst eintragen darf und was nur Sie bestätigen.
Nimmt der Assistent auch außerhalb der Öffnungszeiten Gespräche an?
Ja, er ist nicht an Ihre Zeiten gebunden. Nachts oder am Wochenende beantwortet er häufige Fragen und nimmt Anliegen und Terminwünsche auf, die Sie per E-Mail bekommen. Eine Übergabe an einen Menschen geht nur, wenn dort jemand erreichbar ist. Wir legen vorab fest, was wann geschieht und was bis zum nächsten Werktag wartet.
Wer pflegt später die Informationen des Assistenten?
Das Wissen des Assistenten liegt in einer Grundlage, die wir mit Ihnen aufbereiten. Ändern sich Öffnungszeiten, Urlaubszeiten oder Abläufe, muss dort der Eintrag angepasst werden, sonst gibt der Assistent alte Auskünfte. Wir legen vor dem Start fest, wer das bei Ihnen übernimmt, und zeigen es in der Beobachtungsphase nach dem Start.
Was kostet ein Voice Agent?
Das hängt von Umfang, Sprachen und Anbindung ab. Sie bekommen ein schriftliches Festpreis-Angebot vor dem Start, Zahlung erst nach Abnahme. Laufende Gebühren für Telefonanbindung und KI-Dienste nennen wir im Angebot.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Ihre neue Website aussehen kann.
Kostenlos, unverbindlich und ohne Gespräch. Sie zahlen nur, wenn Sie die fertige Website abnehmen.
Oder direkt anrufen: +49 1523 3956185 · info@aen-media.com
Rechtsgrundlagen: DSGVO